Privacyreglement

Inleiding

Van alle coachees die door BALLANCE. worden begeleid, dat wil zeggen
geadviseerd en ondersteund, worden gegevens in een geautomatiseerd systeem en
in een persoonlijk dossier digitaal opgenomen. De coachee wordt door coaches van
BALLANCE. begeleid.

Verwerking van gegevens die voortkomen uit het aangaan van een overeenkomst of
voortvloeien uit het doel ervan, met andere woorden waarvan de coachee
logischerwijze kan aannemen dat deze gegevens verwerkt worden, worden niet apart
gemeld. Van verwerking van gegevens buiten bovenstaande omschrijving wordt de
coachee in kennis gesteld.

Artikel 1. Algemene- en begripsbepalingen

1.1 Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement
gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
daaraan toekent.
1.2 Persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een
identificeerbare natuurlijke persoon.
1.3 Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van
handelingen welke wordt of worden gebruikt voor de uitoefening van de
dienstverlening van BALLANCE.
1.4 Verantwoordelijke: de eigenaars van BALLANCE.
1.5 Beheerder van persoonsgegevens: degene die onder verantwoordelijkheid van
de eigenaars van BALLANCE. is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerkingen
van persoonsgegevens.
1.6 Gebruiker van persoonsgegevens: diegene die als medewerker, bewerker of
anderszins geautoriseerd is om persoonsgegevens te verwerken.
1.7 Medewerkers: alle personen, werkzaam bij BALLANCE, al dan niet op basis van
een arbeidsovereenkomst.
1.8 Coachee: elke natuurlijke persoon die door BALANCE. wordt begeleid.
1.9 Opdrachtgever: een natuurlijke of statutaire rechtspersoon die aan BALLANCE.
een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
1.10 Verstrekken van persoonsgegevens aan derden: het bekend maken of ter
beschikking stellen van persoonsgegevens buiten de organisatie van BALLANCE.
1.11 Derden: alle ingehuurde en niet tot BALLANCE. behorende personen, die voor
kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van BALLANCE.

Artikel 2. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

2.1 Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het verzamelen, vastleggen en
verstrekken van persoonsgegevens ten behoeve van de begeleiding bij het
verkrijgen en/of het behouden van een goede fysieke en mentale balans.
2.2 Er worden geen persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in dit
reglement is aangegeven. Het verwerken van persoonsgegevens vindt alleen plaats
overeenkomstig deze doelstelling.

Artikel 3. Dossiers

Een opdrachtgever meldt een coachee aan bij BALLANCE. aan en verstrekt de
noodzakelijke gegevens. Deze gegevens worden in een beveiligd digitaal systeem
opgeslagen. Gedurende de tijd dat de coachee bij BALLANCE. wordt begeleid, zal in
kader van de dienstverlening, het persoonlijke dossier aangevuld worden met
gegevens die voortkomen uit de begeleiding en coaching.

Artikel 4. Verwerkingen van persoonsgegevens

Hoofdlijnen van het beheer van de registratie:
a. BALLANCE. is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.
b. De eigenaars van BALLANCE. wijzen een medewerker aan die beheerder is van
het geautomatiseerde registratiesysteem.
c. BALLANCE. is verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen in geval van
calamiteiten.
d. Indien een coachee van mening is dat niet overeenkomstig dit reglement is
gehandeld kan bezwaar worden gemaakt bij BALLANCE..
e. In omstandigheden waarin dit reglement niet voorziet beslist de
verwerkersverantwoordelijke.
f. Personeel van BALLANCE. en bij de uitvoering van de werkzaamheden
ingeschakelde derden, worden door BALLANCE. verplicht tot geheimhouding van
gegevens en deze niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie,
dan wel werkzaamheden.
g. BALLANCE. ziet erop toe dat alle in de dossiers en geautomatiseerde systemen
opgenomen gegevens over individuele coachees vertrouwelijk worden behandeld en
draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt gemaakt
(uitgezonderd derden die door BALLANCE. bij de uitvoering van werkzaamheden
worden ingeschakeld).

Artikel 5. Toegang tot de persoonsgegevens

5.1 Alleen relevante medewerkers van BALLANCE. hebben toegang tot de
persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
5.2 Een ieder die toegang heeft tot persoonsgegevens heeft een
geheimhoudingsplicht inzake de gegevens waarvan hij/zij op grond van die toegang
heeft kennisgenomen.
5.3 Derden die door BALLANCE. zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten,
hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens, voor zover dit
noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via een contractuele
overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.
5.4 In het kader van de periodieke audit met betrekking tot de OVAL certificering kan
het voorkomen dat de certificerende instantie steekproefsgewijs de kwaliteit van de
vastlegging controleert en daarmee inzage heeft in persoonsgegevens.

Artikel 6. Beveiliging van de persoonsgegevens

6.1 Er wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan. Hiertoe worden de
gegevens voldoende beveiligd.

Artikel 7. Recht op inzage

7.1 De beheerder deelt eenieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk, maar
uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of van hem
persoonsgegevens worden verwerkt.
7.2 Indien persoonsgegevens worden verwerkt, verstrekt de beheerder de coachee,
zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek,
schriftelijk een volledig overzicht met informatie over het doel of de doelen van de
gegevensverwerking. De gegevens of categorieën van gegevens waarop de
verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de
gegevens en de herkomst van de gegevens. Indien gewenst, verstrekt de beheerder
tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde
gegevensverwerking.
7.3 De coachee heeft recht op een afschrift van de gegevens die over hem/haar zijn
vastgelegd. Op verzoek van de coachee worden desgewenst afschriften verstrekt.
Hiervoor kan een wettelijk vastgestelde maximale vergoeding in rekening worden
gebracht.
7.4 Indien een gewichtig belang van de coachee dit vereist, voldoet de beheerder in
een andere dan een schriftelijke vorm aan het verzoek. De beheerder zal de
informatie dat in het belang van de coachee is aangepast, verstrekken.
7.5 De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van
coachee.
7.6 De beheerder kan weigeren aan een verzoek te voldoen, indien en voor zover dit
noodzakelijk is in verband met:
a. De veiligheid van de staat.
b. Ter voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
c. Voor gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere
openbare lichamen.
d. Ter bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.
e. Het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten
behoeve van opsporingen vervolging van strafbare feiten of ten behoeve van
gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare
lichamen.

Artikel 8. Recht op correctie: verbetering, aanvulling, verwijdering
en/ of afscherming

8.1 Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de beheerder over tot
verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de met betrekking tot de
verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk
onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of
bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden
verwerkt. Het verzoek dient de aan te brengen wijzigingen te omvatten.
8.2 De beheerder deelt coachee zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier
weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien
hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen.
8.3 De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,
verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
8.4 In geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming informeert de
beheerder belanghebbende derden daarover zodat deze hun bestanden
overeenkomstig kunnen aanpassen. De beheerder deelt verzoeker mee aan welke
derden hij die informatie heeft verstrekt.

Artikel 9. Verstrekking van gegevens

9.1 Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of na
toestemming van de coachee.
9.2 Alle rapportages worden ter inzage aan de coachee verzonden en deze kan hier
ook corrigerend in optreden. Na akkoord van de coachee wordt de rapportage van de
coachee doorgestuurd naar de opdrachtgever.

Artikel 10. Bewaartermijn van de opgenomen gegevens

10.1 Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de
verantwoordelijke vast hoelang de persoonsgegevens bewaard blijven. Tenzij anders
bepaald, eindigt de bewaartermijn van de digitale dossiers zeven jaar na het laatste
contact met de coachee. Papieren dossiers worden na het einde van het traject
vernietigd.
10.2 Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende
persoonsgegevens uit de verwerkingen van persoonsgegevens verwijderd en
vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar.

Artikel 11. Klachtenprocedure

11.1 Indien de verantwoordelijke een uit dit reglement voortvloeiende verplichting niet
nakomt, kan de coachee zich met een klacht tot de verantwoordelijke wenden.
11.2 Een dergelijke klacht wordt behandeld overeenkomstig de door BALLANCE.
vastgestelde klachtenregeling.